5 e-Gov Webinars for Moldova: Sumarul modulului e-Local Administration

02.06.2020
5 e-Gov Webinars for Moldova: Sumarul modulului e-Local Administration

#5eGovWebinars | Cel de al cincilea #webinar și totodată ultimul din seria de 5 preconizate în cadrul proiectului “5 e-Gov Webinars for Moldova” a avut loc pe parcursul a 3 zile pe 18, 20 și 22 mai 2020, fiind dedicat soluțiilor de e-Administrație Publică Locală.

Au participat 58 de persoane, inclusiv activiști civici, juriști experți, consultanți, studenți, aleși locali, reprezentanți ai organizațiilor internaționale, funcționari publici, specialiști în protecția datelor, dezvoltarea serviciilor de e-guvernare și alți actori-cheie din domeniu.

Printre speakeri s-au numărat Väino Tõemets (șef al Departamentului de Administrație Regională din cadrul Ministerului Finanțelor din Estonia), Kadri Tilleman (expert Vesterra OU, ex-prima al mun. Keila din Estonia), Valentina Casian, primar al orașului Strășeni, Alexandru Morcov, expert Congresul Autorităților Locale din Moldova (CALM), Kevin Tammearu (expert LID Moldova, șef al Departamentului de Dezvoltare a Afacerii, Cybernetica IT, Republica Estonia), Victor Guzun (expert LID Moldova pentru #eGovernance).

Descentralizarea, autonomia locală și dezvoltarea serviciilor publice locale pentru a fi cât mai accesibile pentru cetățeni sunt deziderate esențiale pentru majoritatea statelor democratice. Implementarea soluțiilor de e-guvernare în acest sens pot oferi un impuls nou domeniului de servicii publice și guvernare locală, oferind posibilitatea cetățenilor de a-și valorifica drepturile și a accesa serviciile publice mult mai ușor, eficient și ieftinExemplul Republicii Estonia ne arată că serviciile publice la nivel de APL pot fi mai aproape de cetățean și accesibile ca preț dacă sunt valorificate eficient soluțiile de e-guvernare. 

Dezvoltarea tehnologiilor informaționale și de comunicare ale Administrației Publice Locale trebuie să funcționeze în strânsă legătură cu reforma acesteia, or soluțiile de e-guvernare reprezintă un instrument și nu un punct final de dezvoltare. 

Dezvoltarea sistemului de APL din Estonia și Republica Moldova are numeroase similitudini dar și deosebiri, generate de istoria comună a acestor țări și de abordările diferite în dezvoltare. Începând cu anul 1993, în Estonia a fost utilizat un sistem de APL cu un singur nivel. Între timp, Republica Moldova are 2 niveluri APL de la independență până în prezent. Toate orașele și autoritățile locale estoniene sunt egale și îndeplinesc sarcini egale. În conformitate cu Constituția țării, guvernele locale organizează și rezolvă toate problemele locale pe baza legislației pe cont propriu și independent. Sarcinile privind autonomia locală pot fi atribuite numai prin lege sau prin acord mutual al autorităților centrale și locale. Cheltuielile de soluționare a sarcinilor atribuite de lege sunt acoperite din bugetul de stat. Estonia a aderat necondiționat la Carta europeană a autonomiei locale  în 1994.

Pentru soluționarea problemelor care ies în afara teritoriului și limitelor APL nefiind în competențele autorităților naționale și pentru promovarea și protejarea autonomiei locale APL se grupează în uniuni naționale și uniuni județene (regionale). Rolul uniunilor naționale este de a reprezenta interesele membrilor săi, de a promova dezvoltarea sistemului de autoguvernare (inclusiv aprobarea proiectelor de legi, a negocia pe marginea bugetului de stat și a bugetelor administrațiilor locale). Câteva exemple: 

  • Uniunea Orașelor și Regiunilor din Estonia;
  • Uniunea Orașelor din Estonia;
  • Uniunea Municipiilor Rurale. 

De asemenea, există 15 uniuni județene, care au drept scop reprezentarea intereselor membrilor săi, comune, activități care promovează dezvoltarea județului, dezvoltarea structurilor de cooperare, conservarea și dezvoltarea tradițiilor culturale. 

Dezvoltarea societății estoniene și tehnologiile informaționale: 

  • 1,3 milioane (98%) de cetățeni estonieni au carte de identitate electronică (ID); 
  • 99,6% folosesc servicii bancare online;
  • 97% din declarațiile fiscale sunt transmise online;
  • 98% din prescripțiile pentru medicamente sunt digitale;
  • 98% dintre companiile private sunt create online (durează aproximativ 3 ore);
  • La alegerile parlamentare, pentru APL sau parlamentul Uniunii Europene, votarea durează 3 minute (și în străinătate), vot prin internet
  • Pe portalul de stat (eetsi.ee) sunt aproximativ 2.500 de servicii electronice disponibile publicului

Interacțiunea mediului de afaceri, de stat și administrația publică locală se bazează pe infrastructura digitală națională X-ROAD și o carte de identitate electronică pentru a crea un fel de interacțiune rapidă. X-Road este un mediu tehnic și organizațional care oferă un schimb sigur și securizat de date online între guvern și sectorul privat.

#5eGovWebinars | Cel de al cincilea #webinar și totodată ultimul din seria de 5 preconizate în cadrul proiectului “5 e-Gov Webinars for Moldova” a avut loc pe parcursul a 3 zile pe 18, 20 și 22 mai 2020, fiind dedicat soluțiilor de e-Administrație Publică Locală.

Au participat 58 de persoane, inclusiv activiști civici, juriști experți, consultanți, studenți, aleși locali, reprezentanți ai organizațiilor internaționale, funcționari publici, specialiști în protecția datelor, dezvoltarea serviciilor de e-guvernare și alți actori-cheie din domeniu.

Printre speakeri s-au numărat Väino Tõemets (șef al Departamentului de Administrație Regională din cadrul Ministerului Finanțelor din Estonia), Kadri Tilleman (expert Vesterra OU, ex-prima al mun. Keila din Estonia), Valentina Casian, primar al orașului Strășeni, Alexandru Morcov, expert Congresul Autorităților Locale din Moldova (CALM), Kevin Tammearu (expert LID Moldova, șef al Departamentului de Dezvoltare a Afacerii, Cybernetica IT, Republica Estonia), Victor Guzun (expert LID Moldova pentru #eGovernance).

---

Descentralizarea, autonomia locală și dezvoltarea serviciilor publice locale pentru a fi cât mai accesibile pentru cetățeni este un deziderat continuu al majorității statelor democratice. Implementarea soluțiilor de e-guvernare în acest sens pot oferi un impuls nou domeniului de servicii publice și guvernare locală, oferind posibilitatea cetățenilor de a-și valorifica drepturile și a accesa serviciile publice mult mai ușor, eficient și ieftin. Exemplul Republicii Estonia ne arată că serviciile publice la nivel de APL pot fi mai aproape de cetățean și accesibile ca preț dacă sunt valorificate eficient soluțiile de e-guvernare. 

Dezvoltarea tehnologiilor informaționale și de comunicare ale Administrației Publice Locale trebuie să funcționeze în strânsă legătură cu reforma acesteia, or soluțiile de e-guvernare reprezintă un instrument și nu un punct final de dezvoltare. 

Dezvoltarea sistemului de APL din Estonia și Republica Moldova are numeroase similitudini dar și deosebiri, generate de istoria comună a acestor țări și de abordările diferite în dezvoltare. Începând cu anul 1993, în Estonia a fost utilizat un sistem de APL cu un singur nivel. Între timp, Republica Moldova are 2 niveluri APL de la independență până în prezent. Toate orașele și autoritățile locale estoniene sunt egale și îndeplinesc sarcini egale. În conformitate cu Constituția țării, guvernele locale organizează și rezolvă toate problemele locale pe baza legislației pe cont propriu și independent. Sarcinile privind autonomia locală pot fi atribuite numai prin lege sau prin acord mutual al autorităților centrale și locale. Cheltuielile de soluționare a sarcinilor atribuite de lege sunt acoperite din bugetul de stat. Estonia a aderat necondiționat la Carta europeană a autonomiei locale  în 1994.

Pentru soluționarea problemelor care ies în afara teritoriului și limitelor APL nefiind în competențele autorităților naționale și pentru promovarea și protejarea autonomiei locale APL se grupează în uniuni naționale și uniuni județene (regionale). Rolul uniunilor naționale este de a reprezenta interesele membrilor săi, de a promova dezvoltarea sistemului de autoguvernare (inclusiv aprobarea proiectelor de legi, a negocia pe marginea bugetului de stat și a bugetelor administrațiilor locale). Câteva exemple: 

  • Uniunea Orașelor și Regiunilor din Estonia;
  • Uniunea Orașelor din Estonia;
  • Uniunea Municipiilor Rurale. 

De asemenea, există 15 uniuni județene, care au drept scop reprezentarea intereselor membrilor săi, comune, activități care promovează dezvoltarea județului, dezvoltarea structurilor de cooperare, conservarea și dezvoltarea tradițiilor culturale. 

Dezvoltarea societății estoniene și tehnologiile informaționale: 

  • 1,3 milioane (98%) de cetățeni estonieni au carte de identitate electronică (ID); 
  • 99,6% folosesc servicii bancare online;
  • 97% din declarațiile fiscale sunt transmise online;
  • 98% din prescripțiile pentru medicamente sunt digitale;
  • 98% dintre companiile private sunt create online (durează aproximativ 3 ore);
  • La alegerile parlamentare, pentru APL sau parlamentul Uniunii Europene, votarea durează 3 minute (și în străinătate), vot prin internet
  • Pe portalul de stat (eetsi.ee) sunt aproximativ 2.500 de servicii electronice disponibile publicului

Interacțiunea mediului de afaceri, de stat și administrația publică locală se bazează pe infrastructura digitală națională X-ROAD și o carte de identitate electronică pentru a crea un fel de interacțiune rapidă. X-Road este un mediu tehnic și organizațional care oferă un schimb sigur și securizat de date online între guvern și sectorul privat.

Dezbaterile privind necesitatea de digitalizare a serviciilor publice și dezvoltarea digitală a APL a început în Estonia încă în anul 2001. La acea perioadă APL utilizau tone de hârtie și majoritatea registrelor erau în versiunea fizică. Schimbul de informație era realizat prin intermediul poștei și fax-ului, iar serviciile electronice erau practic inexistente. Procesul de e-transformare a durat 20 de ani, iar acum accesarea și utilizarea soluțiilor electronice reprezintă noua normalitate. Sistemul de management a documentelor presupune comunicare externă și internă digitală, registrul de documente electronic care sprijină atât procesul legislativ municipal, cât și alte operațiuni (inclusiv comunicarea). Sistemul actual respectă nevoile de publicare a datelor de interes public. 

Ce a reprezentat acest proces de e-transformare

  1. Reconceptualizarea managementului documentelor spre digitalizate / comunicare oficială electronică;
  2. Management financiar digitalizat;
  3. Informații geografice la nivel înalt / accesibile pentru amenajarea teritoriului – încă se lucrează;
  4. Servicii electronice pentru cetățeni - educație, cultură, mediu etc. 

Reforma a început cu schimbarea modului de management a documentelor (2001) și excluderea necesității de formulare completate manual, înregistrare pe hârtie.

Toate acestea au fost procese lente și stângace.  

Atribuțiile autorităților locale de a dezvolta și implementa soluții în domeniul tehnologiilor informației și comunicațiilor au fost reglementate și susținute din anul 2007. Dezvoltarea până în 2007 a fost neuniformă din mai multe considerente: 

  • Autoritățile locale nu aveau fonduri suficiente pentru a dezvolta servicii electronice. APL nu aveau personal pregătit, care să aibă concepte clare privind strategia tehnologiei informației a guvernului central;
  • Până în 2007, ritmul evoluției a oscilat sau, uneori, nici n-a existat;
  • Era dificil și pe alocuri nerezonabil să se lucreze la dezvoltarea a 213 de sisteme de informații (pentru fiecare APL), atunci când nevoile de bază a APL sunt deseori aceleași. 

Din considerentele de mai sus dar și din alte motive s-a decis în 2007 ca statul să-și asume responsabilitatea pentru sprijinirea municipalităților locale pentru a îmbunătăți calitatea și accesibilitatea serviciilor electronice publice. Inițierea procesului de e-digitalizare și susținerea APL în perioada 2007-2015 a presupus: 

  • Statul și-a asumat responsabilitatea pentru procesul de digitalizare a APL; 
  • Finanțare a 6 noi locuri de muncă în cadrul guvernului (2007), responsabili de acest proces; 
  • Programul de dezvoltare a tehnologiei informației și comunicațiilor APL aprobat;
  • Înființarea unui consorțiu cu participarea guvernului, mediul academic estonian de guvernare electronică, administrație locală, sector privat etc.;
  • Portal web pentru autoritățile locale cu servicii electronice lansat în 2010;
  • Sistem electronic de gestionare a documentelor special pentru administrația locală implementat; 
  • Sistem de planificare a informațiilor geografice;
  • Sistem electronic de informații și democrație electronică pentru adunări (consilii) ale administrațiilor locale (2010);
  • Dezvoltarea unei aplicații mobile pentru „notificarea” autorităților locale. Și multe alte inițiative și proiecte. 

Portalul web pentru birouri locale cu servicii electronice a fost implementat din 2010, oferind perspective noi de dezvoltare a sectorului serviciilor locale. 

Sistemul electronic de informații și democrație electronică pentru consiliile administrațiilor locale a presupus: 

  • Aplicație web pentru crearea deciziilor de consiliu și vot;
  • Cerere de publicare a documentelor municipale, instrucțiuni etc;
  • Posibilitatea de difuzare video a ședințelor consiliului de autoguvernare atât în ​​direct cât și în înregistrare;
  • Votul cetățenilor pe anumite subiecte; 
  • Contribuirea la pregătirea bugetului pentru administrația locală;
  • Democrație, responsabilitate și participarea cetățenilor la nivel local a crescut. 

Sistemul informațional estonian al Administrației Publice Locale presupune câteva elemente-cheie ce asigură uniformizarea și previzibilitatea dezvoltării soluțiilor tehnice: 

  • Toate soluțiile și registrele sunt legate prin sistemul Estonian pentru schimbul de date (X-road);
  • Toate soluțiile locale sunt interconectate cu registrele de stat;
  • Majoritatea soluțiilor sunt dezvoltate de companii private;
  • Toate soluțiile sunt bazate pe tehnologii web;
  • Toate soluțiile se bazează pe surse deschise.

Dezvoltarea tehnologiilor informaționale și de comunicare pentru autoritățile locale din Estonia anului 2016 a presupus ajustarea paradigmei de lucru și adaptarea la noi realități. Acest lucru a presupus și reevaluarea rolurilor diferitor actori implicați: 

  • Ministerul Finanțelor - responsabil pentru politica regională. Partener de negociere la finanțarea bugetului de stat;
  • Orașele și municipalitățile - au dreptul de a-și rezolva independent problemele TIC. Operează în mod independent, cu excepția situațiilor când este nevoie de o soluție unică națională.
  • Asociația orașelor și municipalităților din Estonia - coordonator TIC pentru planuri și decizii strategice. Deținător și inițiator al proiectelor TIC locale universale. Poate forma uniuni cu orașele și municipalitățile în achiziții publice pentru a obține un contract pentru dezvoltarea de software și servicii universale;
  • Dezvoltatori și furnizori de servicii privați – oferă soluții tehnice pentru problemele și serviciile solicitate. 

Finanțarea pentru dezvoltarea programelor și soluțiilor IT cuprinde câteva elemente: 

Bugetul orașului / municipalității. Participarea în proiecte universale (în proiectele UE 15% din costurile totale ar trebui împărțite între autoritățile locale). Achiziții guvernamentale pentru dezvoltarea de software personalizat. Taxa anuală de membru pentru coordonarea TIC în uniunile naționale și regionale (parte din costul total al membrilor);

Bugetul de stat. (Evoluții mici și actualizări pentru sisteme informaționale utilizate universal) Ministerul Finanțelor a semnat un acord cu uniunea națională pentru negocieri anuale;

Fonduri structurale ale UE finanțate în conformitate cu strategia IT guvernamentală (proiecte noi și dezvoltare de software). Strategia în ansamblu a fost susținută de Ministerul Economiei și Comunicațiilor. Fiecare proiect din strategie este gestionat separat. Managerul de proiect poate fi de la minister sau de la uniunea națională.

Finanțarea întreținerii serviciilor electronice de asemenea presupune co-participarea mai multor structuri: 

  • Costul coordonării TIC. Taxa anuală de membru pentru coordonarea TIC în uniunea națională (parte din costul total al membrilor);
  • Sprijin guvernamental. Coordonarea și integrarea intereselor APL și a statului în domeniul serviciilor, infrastructurii și securității TIC. Ministerul Finanțelor a încheiat un acord cu uniunea națională a APL pentru negocieri anuale pentru taxa pentru servicii;
  • Administrația locală semnează contractul direct un furnizor de servicii pentru anumite soluții. 

Toate nivelurile de administrare din Estonia, de la guvern la consiliile locale, sunt mai rapide și mai ieftine datorită soluțiilor electronice ale țării. De asemenea, autoritățile au devenit mai deschise publicului ca niciodată, construind poduri între stat și oameni.

Principalii factori care au stat la baza acestei e-transformări a APL a Estoniei au fost (i) schimbările demografice, (ii) urbanizarea și mobilitatea crescută, (iii) calitatea serviciilor locale. La moment există un șir de premise generatoare de noi oportunități, printre care: 

  • Dezvoltarea regiunii într-un întreg logic și mobil; 
  • Potențial civic și angajament social; 
  • Servicii unificate; 
  • Diminuarea cheltuielilor de administrare;
  • Nu există nicio alocare reciprocă între municipalități;
  • Specializarea funcționarilor;
  • Capacitate sporită de a investi la nivel local. 

Dezvoltarea serviciilor locale digitale a fost realizat în paralel și simultan cu reforma APL. Reforma a încurajat amalgamarea benevolă și gruparea unităților administrativ teritoriale pentru a crește productivitatea acestora. Pentru autonomia locală care îndeplinește criteriile de performanță era oferită o indemnizație sindicală de 100 € per rezident, min. 300 000 €, max. 800 000 €. Guvernul sprijină formarea de APL-uri mai mari, APL-uri cu o populație de cel puțin 11.000 de locuitori sau o indemnizație suplimentară de 500.000 EUR pentru un întreg județ. Despăgubiri pentru șefii de autoguvernare locală (regiune veche / primar, președinte al ședinței) 12 salarii lunare (dacă a lucrat cel puțin un an în funcție). Pentru cei care au lucrat mai puțin de un an, compensația este stabilită în cuantum de 6 salarii lunare. Atunci când nu fuzionau din proprie inițiativă, aceste bonusuri nu erau plătite (vorbim despre beneficii care facilitează asocierea voluntară). În acest caz, doar costurile asociate directe sunt compensate. Toate aceste condiții au susținut reorganizarea sistemului APL într-un mod relativ rapid, dar controlat

Au existat și câteva excepții de la necesitatea de amalgamare a APL

  • cel puțin 2 autoguvernări locale se unesc (cu o suprafață de cel puțin 900 km2) și o populație de 3.500;
  • sunt combinate cel puțin 4 APL sau părți ale acestora, în care trăiesc cel puțin 3.500 de rezidenți, care alcătuiesc comunitatea culturală, istorică și geografică și se află pe banda de control (în sensul frontierei de stat);
  • APL este o insulă marină;
  • APL a inițiat asocierea având min. 5.000 de locuitori, dar populația a scăzut sub 5.000 (la 01/01/2017). 

Pe lângă criteriile și obiectivele stabilite de legea reformei administrative, trebuiau luate în considerare următoarele circumstanțe la comasarea APL:

  • validitate istorică;
  • impactul asupra condițiilor de viață ale populației;
  • un sentiment de unitate între rezidenți;
  • impactul asupra calității serviciilor publice furnizate;
  • impactul asupra viabilității administrative;
  • impactul asupra situației demografice;
  • impactul asupra organizării transporturilor și comunicațiilor;
  • impactul asupra mediului de afaceri;
  • impactul asupra sectorului de educație;
  • activități bine coordonate ale autoguvernării ca organizație în furnizarea de servicii către o singură regiune.

Toate aceste principii trebuiau luate în considerare atunci când se iau în considerare alternative la asociere sau se făceau excepții. Toate aceste eforturi de reorganizare a sistemului APL a determinat mai multe schimbări. Înainte de reformă erau 213 APL, 183 regiuni și 30 de orașe, după reforma administrativă din Estonia au rămas 79 de APL, 64 de municipalități rurale și 15 orașe. Pe 15 octombrie 2017, au avut loc alegerile pentru consiliile administrațiilor locale, noile APL au intrat în vigoare în ziua în care au fost anunțate rezultatele alegerilor. Procesul de amalgamare a presupus că 160 de autorități locale care s-au unit din proprie inițiativă, adică 86% din administrațiile locale supuse comasării. 

Procesul de reformare a APL a presupus o serie de lecții și concluzii. Pentru politicieni este determinant curajul să ia decizii și să aibă o abordare care trece peste beneficiile imediate ale persoanei sau ale partidului. Niciodată nu trebuie subestimat aspectul emoțional al procesului. Neîncrederea dintre parteneri îngreunează reforma APL. Rezultatul reformei determină criteriul stabilit la începutul procesului. O lege bine concepută și clară va reduce tensiunea și dezbaterea în procesul de reorganizare. Niciodată nu există prea multă comunicare deschisă, explicații adresate tuturor actorilor implicați și cetățenilor. 

Igor Ciurea & Victor Guzun

Experți Laboratory of Initiatives for Development

Acest material a fost elaborat de către experții LID Moldova în cadrul proiectului “5e-Gov Webinars for Moldova” finanțat de către Friedrich Naumann Foundation Romania and Moldova (FNF). Opiniile și concluziile exprimate în prezentul material le aparțin autorilor și experților și nu reflectă în mod necesar poziția finanțatorului.

Preluarea elementelor de text, imagine, tabele sau grafice se va face cu citarea sursei, respectiv LID Moldova, încorporând hyperlink-ul aferent.